Đối với xã Tân Quang, việc đẩy mạnh chuyển đổi số tại Trung tâm Phục vụ hành chính công có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Đây không chỉ là giải pháp nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính, mà còn là thước đo năng lực điều hành của chính quyền cơ sở trong giai đoạn mới. Một trung tâm hành chính công vận hành hiện đại, minh bạch, thân thiện sẽ góp phần củng cố niềm tin của Nhân dân, giảm chi phí xã hội, nâng cao hiệu quả phục vụ và tạo động lực cho phát triển kinh tế, xã hội địa phương.
Chuyển đổi số là yêu cầu tất yếu của chính quyền cơ sở hiện đại
Trong bối cảnh hiện nay, người dân ngày càng có nhu cầu được tiếp cận dịch vụ công nhanh hơn, thuận tiện hơn, minh bạch hơn. Nếu trước đây việc giải quyết thủ tục hành chính chủ yếu dựa trên hồ sơ giấy, tiếp xúc trực tiếp và xử lý thủ công, thì nay yêu cầu đặt ra là phải chuyển mạnh sang môi trường số, lấy dữ liệu, nền tảng công nghệ và sự hài lòng của người dân làm trung tâm.
Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Tân Quang, chuyển đổi số cần được nhìn nhận không đơn thuần là trang bị máy tính, đường truyền hay phần mềm. Quan trọng hơn, đó là quá trình thay đổi toàn diện cách tiếp nhận, xử lý, theo dõi, trả kết quả và đánh giá chất lượng phục vụ. Mỗi hồ sơ được số hóa, mỗi quy trình được chuẩn hóa, mỗi phản ánh của người dân được tiếp nhận kịp thời đều góp phần làm cho bộ máy chính quyền hoạt động hiệu quả hơn.
Trong mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, khi nhiều nhiệm vụ được đưa gần hơn về cấp xã, khối lượng công việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công sẽ tăng lên cả về số lượng lẫn độ phức tạp. Vì vậy, nếu không đẩy mạnh chuyển đổi số, cấp xã rất dễ rơi vào tình trạng quá tải, xử lý chậm, khó kiểm soát tiến độ và khó bảo đảm sự thống nhất trong phục vụ Nhân dân.
Ngược lại, nếu biết tận dụng công nghệ, Trung tâm có thể trở thành “điểm chạm” hiện đại giữa chính quyền và người dân, nơi mỗi giao dịch hành chính được thực hiện công khai, nhanh gọn, đúng quy định và có khả năng giám sát rõ ràng.
Từ cải cách hành chính đến phục vụ người dân bằng dữ liệu
Bản chất của chuyển đổi số trong hành chính công là chuyển từ cách quản lý dựa trên hồ sơ rời rạc sang quản lý dựa trên dữ liệu; từ xử lý theo từng vụ việc sang quản trị theo quy trình; từ phục vụ thụ động sang phục vụ chủ động.
Đối với người dân, chuyển đổi số giúp giảm thời gian đi lại, giảm giấy tờ phải nộp nhiều lần, tăng khả năng theo dõi tiến độ giải quyết hồ sơ và hạn chế tình trạng phải hỏi qua nhiều đầu mối. Đối với cán bộ, công chức, chuyển đổi số giúp chuẩn hóa quy trình, giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót, tăng khả năng phối hợp liên thông giữa các bộ phận. Đối với cấp ủy, chính quyền, dữ liệu từ Trung tâm là căn cứ quan trọng để đánh giá chất lượng phục vụ, nhận diện khâu nghẽn, điều chỉnh phân công nhiệm vụ và nâng cao trách nhiệm công vụ.
Tại Tân Quang, điều quan trọng là phải coi Trung tâm Phục vụ hành chính công không chỉ là nơi tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính, mà còn là trung tâm dữ liệu phục vụ điều hành ở cơ sở. Từ số lượng hồ sơ tiếp nhận, tỷ lệ giải quyết đúng hạn, lĩnh vực phát sinh nhiều thủ tục, nhóm đối tượng cần hỗ trợ, phản ánh kiến nghị của Nhân dân, chính quyền xã có thể phân tích để cải thiện quy trình phục vụ và dự báo nhu cầu thực tiễn.
Khi dữ liệu được cập nhật đầy đủ, quản lý khoa học và khai thác hiệu quả, chuyển đổi số sẽ trở thành công cụ giúp chính quyền xã ra quyết định nhanh hơn, sát dân hơn và đúng vấn đề hơn.
Lấy người dân làm trung tâm của chuyển đổi số
Một sai lầm thường gặp trong chuyển đổi số là chỉ chú trọng phần mềm, thiết bị, hệ thống kỹ thuật mà chưa quan tâm đầy đủ đến khả năng tiếp cận của người dân. Với một xã có địa bàn rộng, dân cư phân tán, trình độ tiếp cận công nghệ không đồng đều, chuyển đổi số tại Tân Quang phải được thực hiện theo phương châm: dễ hiểu, dễ dùng, dễ tiếp cận và không để ai bị bỏ lại phía sau.
Người dân đến Trung tâm Phục vụ hành chính công không chỉ cần một hệ thống hiện đại, mà cần sự hướng dẫn tận tình, rõ ràng, thân thiện. Vì vậy, bên cạnh việc đẩy mạnh dịch vụ công trực tuyến, xã cần tổ chức các hình thức hỗ trợ trực tiếp như hướng dẫn tạo tài khoản, nộp hồ sơ trực tuyến, tra cứu kết quả, sử dụng định danh điện tử, thanh toán không dùng tiền mặt và tiếp cận các tiện ích số thiết yếu.
Đặc biệt, cần phát huy vai trò của tổ công nghệ số cộng đồng, đoàn viên thanh niên, cán bộ thôn, trưởng ban công tác Mặt trận và các tổ chức chính trị, xã hội trong việc hỗ trợ người dân ở từng thôn, từng nhóm dân cư. Chuyển đổi số chỉ thành công khi người dân thực sự tham gia, thực sự sử dụng và thấy được lợi ích cụ thể trong cuộc sống.
Ở phương diện đó, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Tân Quang phải trở thành nơi vừa giải quyết thủ tục, vừa hướng dẫn kỹ năng số, vừa lan tỏa thói quen giao dịch hành chính trên môi trường điện tử.
Minh bạch hóa quy trình, nâng cao trách nhiệm công vụ
Một lợi ích quan trọng của chuyển đổi số là tăng tính minh bạch trong giải quyết thủ tục hành chính. Khi hồ sơ được tiếp nhận, xử lý, theo dõi và trả kết quả trên hệ thống, người dân có thể biết hồ sơ của mình đang ở bước nào, cơ quan nào xử lý, thời hạn bao lâu, cần bổ sung gì và kết quả ra sao. Điều này góp phần hạn chế tình trạng chậm trễ, đùn đẩy, thiếu rõ ràng trong thực thi công vụ.
Đối với cán bộ, công chức tại Trung tâm, môi trường số đòi hỏi tinh thần trách nhiệm cao hơn. Mỗi thao tác trên hệ thống đều để lại dấu vết dữ liệu; mỗi hồ sơ chậm hạn đều có thể được nhận diện; mỗi phản ánh của người dân đều là căn cứ đánh giá chất lượng phục vụ. Vì vậy, chuyển đổi số cũng là quá trình siết chặt kỷ luật hành chính, xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp, chính xác và lấy kết quả phục vụ làm thước đo.
Tuy nhiên, minh bạch không chỉ nằm ở phần mềm. Minh bạch còn phải thể hiện ở việc công khai thủ tục, thành phần hồ sơ, thời gian giải quyết, phí, lệ phí, số điện thoại tiếp nhận phản ánh, trách nhiệm từng bộ phận và quy trình xử lý kiến nghị. Khi người dân biết rõ quyền lợi, nghĩa vụ và cách thức thực hiện, họ sẽ chủ động hơn, đồng thời có điều kiện giám sát hoạt động của chính quyền.
Đó chính là sự chuyển biến từ nền hành chính “quản lý” sang nền hành chính phục vụ, từ giải quyết công việc theo thói quen sang giải quyết theo quy trình, dữ liệu và chuẩn mực phục vụ công.
Nhận diện những điểm nghẽn trong chuyển đổi số ở cơ sở
Dù có nhiều ý nghĩa, chuyển đổi số tại cấp xã không phải là việc dễ dàng. Những khó khăn thường gặp có thể đến từ hạ tầng công nghệ chưa đồng bộ, đường truyền chưa ổn định, thiết bị còn thiếu, phần mềm chưa thật sự thuận tiện, kỹ năng số của một bộ phận cán bộ và người dân còn hạn chế. Bên cạnh đó, thói quen sử dụng hồ sơ giấy, tâm lý ngại thay đổi và cách làm hành chính truyền thống cũng là rào cản không nhỏ.
Đối với Tân Quang, thách thức càng rõ hơn khi địa bàn sau sắp xếp có phạm vi quản lý rộng, nhu cầu giải quyết thủ tục của người dân tăng, trong khi nguồn lực đầu tư cho hạ tầng số, nhân lực số và công tác hướng dẫn người dân còn cần tiếp tục được củng cố. Nếu không có cách làm phù hợp, chuyển đổi số có thể rơi vào tình trạng hình thức: có hệ thống nhưng ít người dùng, có dịch vụ công trực tuyến nhưng người dân vẫn phải đến trực tiếp nhiều lần, có số hóa nhưng dữ liệu chưa được khai thác để điều hành.
Vì vậy, vấn đề cốt lõi là phải chuyển từ “có công nghệ” sang “dùng công nghệ hiệu quả”; từ “đưa thủ tục lên mạng” sang “giúp người dân thực hiện được thủ tục trên mạng”; từ “số hóa hồ sơ” sang “số hóa quy trình và phương thức phục vụ”.
Năm nhóm giải pháp trọng tâm cần triển khai
1. Hoàn thiện hạ tầng số và điều kiện làm việc tại Trung tâm
Tân Quang cần rà soát toàn bộ hạ tầng phục vụ hoạt động của Trung tâm Phục vụ hành chính công, bao gồm máy tính, máy scan, máy in, thiết bị đọc mã, đường truyền internet, hệ thống lấy số, tra cứu, đánh giá mức độ hài lòng và các phần mềm chuyên ngành. Những khâu còn thiếu, yếu cần được ưu tiên đầu tư theo hướng thiết thực, tránh dàn trải. Hạ tầng số phải bảo đảm phục vụ được cả cán bộ xử lý hồ sơ và người dân đến giao dịch. Trung tâm cần có khu vực hỗ trợ nộp hồ sơ trực tuyến, khu vực hướng dẫn sử dụng dịch vụ công, bảng niêm yết điện tử hoặc thông tin dễ tiếp cận, giúp người dân thuận tiện ngay từ lần đầu đến làm thủ tục.
2. Chuẩn hóa, số hóa quy trình giải quyết thủ tục hành chính
Mỗi thủ tục hành chính cần được rà soát, chuẩn hóa theo hướng rõ người, rõ việc, rõ thời hạn, rõ trách nhiệm. Các biểu mẫu, thành phần hồ sơ, quy trình tiếp nhận, luân chuyển, xử lý, ký duyệt và trả kết quả cần được số hóa tối đa, hạn chế yêu cầu người dân nộp lại những giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu. Cùng với đó, cần tăng tỷ lệ hồ sơ được tiếp nhận và xử lý trực tuyến, đẩy mạnh thanh toán không dùng tiền mặt, trả kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc hình thức điện tử đối với những thủ tục đủ điều kiện. Mục tiêu cuối cùng không phải là tăng con số hình thức, mà là giảm thời gian, giảm chi phí và tăng sự thuận tiện cho người dân.
3. Nâng cao năng lực số và đạo đức công vụ của đội ngũ cán bộ
Cán bộ tại Trung tâm phải là lực lượng đi đầu trong chuyển đổi số. Do đó, cần thường xuyên bồi dưỡng kỹ năng sử dụng phần mềm, xử lý hồ sơ trực tuyến, bảo mật thông tin, khai thác dữ liệu, hướng dẫn người dân và xử lý tình huống phát sinh trong môi trường số. Song song với kỹ năng công nghệ, phải chú trọng đạo đức công vụ, tinh thần phục vụ, văn hóa giao tiếp và trách nhiệm giải trình. Một cán bộ giỏi công nghệ nhưng thiếu thái độ phục vụ thì chuyển đổi số khó tạo được niềm tin. Ngược lại, thái độ tận tâm nhưng thiếu kỹ năng số cũng khó đáp ứng yêu cầu mới. Vì vậy, cần kết hợp giữa năng lực số và tinh thần vì Nhân dân phục vụ.
4. Hỗ trợ người dân tiếp cận dịch vụ công trực tuyến
Chuyển đổi số phải bắt đầu từ nhu cầu thực tế của người dân. Xã cần tổ chức các đợt tuyên truyền, hướng dẫn tại thôn, khu dân cư, trường học, chợ, điểm sinh hoạt cộng đồng; ưu tiên hỗ trợ người cao tuổi, người dân ít sử dụng điện thoại thông minh, hộ nghèo, hộ cận nghèo và đồng bào dân tộc thiểu số. Có thể xây dựng mô hình “ngày thứ bảy hướng dẫn dịch vụ công trực tuyến”, “tổ hỗ trợ số lưu động”, “đoàn viên thanh niên đồng hành cùng người dân làm thủ tục trực tuyến”. Những mô hình này nếu làm thực chất sẽ giúp người dân vượt qua tâm lý e ngại, từng bước hình thành thói quen sử dụng dịch vụ công số.
5. Tăng cường giám sát, đánh giá và khai thác dữ liệu phục vụ điều hành
Chính quyền xã tiếp tục xây dựng cơ chế theo dõi thường xuyên các chỉ số hoạt động của Trung tâm: số hồ sơ tiếp nhận, số hồ sơ trực tuyến, tỷ lệ đúng hạn, tỷ lệ quá hạn, mức độ hài lòng của người dân, lĩnh vực phát sinh nhiều vướng mắc, số lượng phản ánh kiến nghị và kết quả xử lý. Dữ liệu này cần được sử dụng trong giao ban định kỳ của lãnh đạo xã, làm căn cứ chấn chỉnh bộ phận chậm trễ, biểu dương cá nhân làm tốt, điều chỉnh quy trình chưa phù hợp và tham mưu cấp trên tháo gỡ khó khăn. Chuyển đổi số chỉ thực sự có giá trị khi dữ liệu được biến thành thông tin quản trị, từ đó tạo ra quyết định đúng và hành động kịp thời.
Bảo đảm an toàn thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân
Cùng với việc mở rộng môi trường số, yêu cầu bảo đảm an toàn thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân ngày càng quan trọng. Hồ sơ hành chính chứa nhiều thông tin nhạy cảm của người dân như cư trú, đất đai, hộ tịch, bảo trợ xã hội, tài chính và các dữ liệu cá nhân khác. Nếu quản lý lỏng lẻo, nguy cơ lộ lọt, sai lệch hoặc sử dụng dữ liệu không đúng mục đích có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người dân và uy tín của chính quyền.
Vì vậy, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Tân Quang cần tiếp tục thực hiện nghiêm quy trình bảo mật, phân quyền truy cập, quản lý tài khoản, sao lưu dữ liệu, sử dụng thiết bị đúng quy định và nâng cao ý thức an toàn số cho cán bộ, công chức. Đồng thời, cần tuyên truyền để người dân cảnh giác trước các thủ đoạn giả mạo dịch vụ công, lừa đảo qua mạng, yêu cầu cung cấp mã OTP, tài khoản định danh hoặc thông tin cá nhân trái quy định.
Chuyển đổi số phải đi cùng với an toàn số. Một nền hành chính số chỉ bền vững khi người dân tin rằng dữ liệu của mình được bảo vệ và quyền lợi của mình được tôn trọng.
Chuyển đổi số để xây dựng chính quyền gần dân, phục vụ tốt hơn
Đẩy mạnh chuyển đổi số tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Tân Quang suy cho cùng là để phục vụ người dân tốt hơn. Công nghệ chỉ là phương tiện; mục tiêu cuối cùng là xây dựng một nền hành chính công khai, minh bạch, hiệu quả, giảm phiền hà và nâng cao sự hài lòng của Nhân dân.
Trong giai đoạn mới, khi Tân Quang tiếp tục ổn định tổ chức sau sắp xếp, vận hành mô hình chính quyền địa phương 2 cấp và triển khai các mục tiêu phát triển kinh tế, xã hội, Trung tâm Phục vụ hành chính công cần trở thành hình ảnh tiêu biểu của chính quyền cơ sở hiện đại: chuyên nghiệp trong xử lý công việc, thân thiện trong giao tiếp, minh bạch trong quy trình, chủ động trong phục vụ và hiệu quả trong quản trị.
Muốn vậy, cần sự lãnh đạo quyết liệt của cấp ủy, sự điều hành sâu sát của chính quyền, sự vào cuộc của các đoàn thể, sự tiên phong của đội ngũ cán bộ, công chức và sự đồng hành của Nhân dân. Khi mỗi cán bộ biết sử dụng công nghệ để phục vụ tốt hơn, mỗi người dân biết khai thác dịch vụ công để giảm thời gian, chi phí, mỗi hồ sơ được xử lý minh bạch, đúng hạn, thì chuyển đổi số sẽ không còn là mục tiêu xa, mà trở thành động lực cụ thể trong đời sống hằng ngày.
Tân Quang có cơ sở để coi chuyển đổi số tại Trung tâm Phục vụ hành chính công là một khâu đột phá trong cải cách hành chính, nâng cao chất lượng phục vụ Nhân dân và xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh. Làm tốt nhiệm vụ này chính là góp phần tạo dựng một nền hành chính hiện đại, gần dân, vì dân, phục vụ hiệu quả cho sự phát triển bền vững của địa phương trong nhiệm kỳ mới.
Quốc Tuấn
